Bruger I stadig ringbind til arkiv?

Nu har vi i flere årtier fået ørerne blæst fulde af påstande om det papirløse samfunds komme. Samtidig praler Danmark med, at vi er nået meget længere med digitalisering end de fleste andre lande.

Nu viser en ny analyse, at det stadig er søde ord og fremtidsmusik for mange danske virksomheder.

Næsten hver femte af dem – 17 procent – bruger stadig goe gamle ringbind, når firmaets nøgledokumenter skal arkiveres.

Det viser en ny rundspørge, som Canon har fået foretaget for at få afdækket sine kunders aktuelle printbehov: Den klassiske printer er stadig uundværlig for de fleste danske kontorer.

Undersøgelsen er gennemført af analyse-bureauet YouGov. Den afslører også, at næsten seks af ti danske virksomheder – 58 procent – printer forskellige former for dokumenter i forbindelse med fysiske møder.

I de fleste tilfælde er der tale om mødereferater på papir, ligesom agendaer og kundetilbud ofte bliver delt rundt til mødedeltagerne i ”hardcopy”.

”Corona pandemi, nedlukning og det heraf følgende hjemmearbejde har vist os, at møder sagtens kan foregå virtuelt. Vi har også vænnet os til, at dokumenter bliver vist på skærm i stedet for på papir,” forklarer Thomas Kronbo. Han er kommerciel direktør i Canon Danmark.

”Nu er de fysiske møder vendt tilbage, og så må vi godt få trukket nogle af de nye video-vaner med ind i mødelokalet. Ofte er der jo slet ikke behov for at udskrive fysiske dokumenter i forbindelse med møder,” fortsætter han.

Canon-direktøren gør samtidig opmærksom på, at print er et sted, hvor man som virksomhed kan agere smartere og mere klimavenligt.

Men de gamle vaner eksisterer stadig i bedste velgående ude i de danske virksomheder:

Ifølge den nye undersøgelse gør 59 procent af dem brug af fysiske dokumenter hver dag, som i større eller mindre grad bliver arkiveret på klassisk vis – f.eks. i ringbind.

I omkring en fjerdedel af virksomhederne bliver fakturaer, udlæg, kundetilbud, bestyrelses-referater, kontrakter osv. godkendt på papir.

Thomas Kronbo fra Canon anerkender, at der i de fleste virksomheder stadig eksisterer et behov for at printe.

Han argumenterer dog for, at mange med fordel kunne digitalisere og automatisere deres dokumenthåndtering for ad den vej at skære ned på antallet af papir-print:

”Selvom det kan lyde paradoksalt, forsøger en stor fabrikant af printere og printløsninger som os faktisk at få vores kunder til at tænke mere over, hvad der egentlig er nødvendigt at udskrie,” forklarer Thomas Kronbo.

”Der er et kæmpe digitaliserings-potentiale i mange danske virksomheder. Det viser vores undersøgelse ganske klart, når så mange fortsat bruger ringbind til arkivering af dokumenter. Danmark har en lang vej at gå endnu,” understreger han.

Her er nogle af svarene fra den spørgeskema-undersøgelse, som YouGov har foretaget for Canon hos danske virksomheder:

Hvilke dokumenter – om nogen – printer I typisk i forbindelse med fysiske møder? (Flere svar muligt)

• Referater – 26 procent
• Agenda for mødet – 22 procent
• Kundetilbud – 21 procent
• Talepapir – 19 procent
• Præsentationer – 16 procent
• Andet – 3 procent
• Holder aldrig fysiske møder – 5 procent
• Vi printer ikke ved møder – 24 procent
• Ved ikke – 13 procent

Hvad bruger I som arkivering af f.eks. kontrakter og medarbejder-information? Flere svar kan markeres:

• Sharepoint – 29 procent
• Klassiske arkiver – 18 procent
• Ringbind – 17 procent
• Explore – 12 procent
• Therefore – 1 procent
• Andet – 19 procent
• Ved ikke – 21 procent

Eksisterer der på din arbejdsplads kundemapper på papir eller andre former for fysiske print, som løbende bliver arkiveret?

• Ja – og alle bliver arkiveret fysisk – 19 procent
• Ja – og nogle bliver arkiveret fysisk – 40 procent
• Ja – men ingen bliver arkiveret fysisk – 9 procent
• Nej – vi har ingen fysiske dokumenter – 25 procent
• Ved ikke – 7 procent